Archives (dossier médical)

Pour obtenir une copie d'un document dans votre dossier médical, vous pouvez produire une demande écrite en mentionnant les éléments suivants :

• Nom et prénom
• Date de naissance
• Nom et prénom de la mère
• Nature et dates des renseignements demandés
• Adresse complète de retour
• Signature et date de la demande

Ou vous pouvez imprimer et remplir le formulaire de demande.

Précisions

• Votre demande doit être acheminée ou signée sur place à l'installation concernée (ex. : Hôpital Le Royer, CLSC Lionel-Charest, Hôpital de Sept-Îles). Cliquez ici pour accéder à la liste des installations.
• Aucune demande n'est traitée par courriel.
• Aucun renseignement médical ne peut être transmis par téléphone.
• Aucun document n'est envoyé par télécopieur sauf en situation d'urgence.
• Des frais peuvent être exigés selon la réglementation en vigueur.
• L'établissement doit donner à l'usager accès à son dossier dans les plus brefs délais (LSSSS, article 26).

Pour plus d'information, veuillez communiquer avec le personnel du Service des archives médicales de l'installation concernée.

Frais

Pour la reproduction des documents contenus au dossier, des frais peuvent être exigés. Par contre, aucun frais ne sera facturé jusqu'à concurrence de 20 pages. Les pages additionnelles requièrent des frais selon le taux en vigueur. Si des frais devaient s'appliquer, nous communiquerons avec vous par la poste pour vous indiquer quel montant vous devrez débourser pour obtenir les documents demandés. Ces frais sont payables à l'avance.

Délai

Un délai de quelques semaines est généralement demandé pour répondre aux demandes des usagers. La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (article 47) prévoit un délai de 20 jours de calendrier pour donner réponse aux demandes reçues.

Références

Imagerie médicale : Vous êtes référé à ce service si vous voulez obtenir des films radiologiques ou leur reproduction.
Direction de l'État civil : Vous êtes référé à cet organisme gouvernemental provincial si vous désirez obtenir des documents officiels, tels que l'acte ou le certificat de naissance ou de décès.

Accès

Toutes les informations consignées à un dossier médical sont confidentielles. Nul ne peut y accéder sans l'autorisation de l'usager ou de son représentant légal. Le consentement est requis pour la transmission des renseignements contenus à un dossier, sauf dans les cas prévus par la loi (par exemple, CNESST, SAAQ, IVAC, RAMQ).

Si vous êtes un parent ou un titulaire de l'autorité parentale d'un enfant de moins de 14 ans, vous pouvez signer l'autorisation. Par contre, si votre enfant a plus de 14 ans, il doit signer le consentement lui-même (notez qu'il y a certaines exceptions, par exemple en cas d'inaptitude).

Dans certaines situations, des preuves peuvent être demandées afin d'appuyer votre demande : un certificat de naissance, un certificat d'adoption, une preuve de tutelle, un testament, etc. Si c'est le cas, vous serez contacté.

Si un usager désire obtenir des documents, mais qu'il est dans l'incapacité de signer le formulaire de consentement, veuillez inscrire la raison médicale de cette incapacité et appuyer votre demande par la signature de deux témoins.

Accès au dossier d'un usager vivant

Pour accéder à l'information contenue à votre dossier médical, vous devez nous produire une demande écrite, signée et récemment datée. Vous pouvez vous-même rédiger votre demande ou utiliser le formulaire type appelé :
Autorisation de communiquer des renseignements contenus au dossier

Accès au dossier d'un usager décédé

Le dossier d'une personne décédée demeure confidentiel, même après son décès. La Loi sur les services de santé et les services sociaux prévoit certaines modalités d'accès au dossier des usagers décédés.

Toute personne voulant avoir accès au dossier médical d'un usager décédé doit préciser clairement ses besoins et fournir une preuve de son titre en fournissant l'un des documents pertinents afin d'exercer leurs droits à leur titre (testament, police d'assurance, etc.). De plus, si l'usager n'est pas décédé au sein de l'établissement, un certificat de décès sera exigé.

Votre demande doit contenir les informations suivantes :

• Nom et prénom du défunt
• Date de naissance du défunt
• Date de décès
• Votre nom et votre prénom
• Documents demandés
• Adresse du destinataire
• Signature

Lois

Les conjoints, ascendants et descendants ont le droit de connaître la cause du décès d'un usager. Les documents qui seront remis sont les suivants :

• Une photocopie du bulletin de décès (SP-3), qui comprend l'identification de l'usager décédé, la date et l'heure du décès, la cause du décès ainsi que la signature du médecin qui a constaté le décès.

et/ou

• La constatation de décès, qui comprend la date et l'heure du décès, ainsi que la signature du médecin qui a constaté le décès.

Les personnes liées par le sang à un usager décédé peuvent connaître les maladies à caractère familial ou héréditaire. Cependant, ces personnes doivent préciser la maladie exacte à rechercher au dossier.